Vypracované podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR").
I. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
- Správce osobních údajů: SYSTEMOTRONIC, s.r.o., se sídlem Hybešova 724/38, Staré Brno, 602 00 Brno, IČO: 416 01 564, zapsaný v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně v oddílu C, vložka č. 2115, a provozovatel internetového obchodu katalog.systemotronic.cz, (dále jen „naše společnost")
Kontaktní údaje správce:
tel: +420 538 707 111
email:Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
web: www.systemotronic.cz
e-shop: katalog.systemotronic.cz - Subjekt osobních údajů: Fyzické osoby - nositelé osobních údajů (dále jen „zákazníci" nebo „návštěvníci webu")
II. VŠEOBECNÉ INFORMACE
Cílem tohoto dokumentu je informovat o tom, jaké osobní údaje naše společnost zpracovává, pro jaké účely, jakým způsobem a jaká jsou Vaše práva související se zpracováním osobních údajů.
Ochrana osobních údajů a bezpečnost dat je pro nás prioritou. Naše společnost zpracovává osobní údaje manuálně i v elektronické podobě v rámci své podnikatelské činnosti související s prodejem výrobků a služeb pro bezpečnost strojů a strojních zařízení a dále provozuje vlastní e-shop.
Při zpracování osobních údajů dodržujeme zásady maximální bezpečnosti, přijali jsme důležitá opatření pro ochranu osobních údajů před jejich neoprávněným zneužitím.
Pro snadnější orientaci uvádíme základní pojmy, se kterými se můžete v tomto dokumentu setkat:
- osobní údaj - veškeré informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby (dále jen „subjekt údajů"),
- identifikovatelná fyzická osoba - fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby,
- subjekt údajů - nositel osobních údajů, k němuž se osobní údaje vztahují,
- správce - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů,
- zpracovatel - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce,
- příjemce - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli,
- souhlas - svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášení či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.
III. ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Při zpracování Vašich osobních údajů během komunikace s Vámi prostřednictvím e-mailu či telefonu, během jednání o uzavření smlouvy, po dobu trvání smluvního vztahu i po dobu nezbytně nutnou po ukončení smluvního vztahu, při plnění právních povinností i v nezbytném rozsahu z důvodu ochrany oprávněných zájmů naší společnosti a stejně tak během Vašeho používání webových stránek naší společnosti (www.systemotronic.cz) či při Vašem nákupu v e-shopu (katalog.systemotronic.cz), naše společnost respektuje všechna Vaše práva a řídí se následujícími zásadami:
a) osobní údaje zpracovává vždy korektně, zákonným a transparentním způsobem,
b) osobní údaje shromažďuje výhradně pro legitimní účely a jejich zpracování provádí způsobem, který je s těmito důvody slučitelný,
c) subjekty informuje o zpracování jejich osobních údajů,
d) osobní údaje zpracovává pouze v nezbytném rozsahu, který je nutný pro splnění příslušného účelu zpracování,
e) zpracovává pouze přesné a správné osobní údaje, které pravidelně aktualizuje,
f) osobní údaje uchovává po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu zpracování,
g) při zpracování dbá dodržování bezpečnostních opatření.
IV. KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Pro naší společností uvedené účely zpracováváme zejména tyto kategorie osobních údajů:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, akademický titul, u fyzické osoby podnikatele obchodní firmu či dodatek připojený ke jménu, IČO a DIČ),
- kontaktní údaje (doručovací nebo jiná kontaktní adresa, sídlo podnikání),
- elektronické kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa),
- demografické údaje (pohlaví),
- informace potřebné pro plnění smlouvy (bankovní účet),
- informace o bonitě a důvěryhodnosti (záznamy o plnění platebních povinností, informace z veřejných rejstříků),
- geolokační údaje (anonymizované údaje sloužící pro vedení statistik obsahující informace o tom, z jaké webové stránky návštěvník přišel na webové stránky naší společnosti, údaje o prohlížení a době strávené na těchto webových stránkách).
Naše společnost zpracovává v souvislosti s provozováním e-shopu tyto kategorie osobních údajů:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, akademický titul, u fyzické osoby podnikatele obchodní firmu či dodatek připojený ke jménu, IČO a DIČ),
- kontaktní údaje (doručovací nebo jiná kontaktní adresa, sídlo podnikání),
- elektronické kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa),
- informace o bonitě a důvěryhodnosti (záznamy o plnění platebních povinností, informace z veřejných rejstříků),
- geolokační údaje (anonymizované údaje sloužící pro vedení statistik obsahující informace o tom, z jaké webové stránky návštěvník přišel na webové stránky naší společnosti, údaje o prohlížení a době strávené na těchto webových stránkách).
Pro zasílání newsletterů a jiných obchodních sdělení zpracovává naše společnost tyto kategorie osobních údajů:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, akademický titul, u fyzické osoby podnikatele obchodní firmu či dodatek připojený ke jménu),
- kontaktní osoba (jméno, příjmení, akademický titul pověřené osoby, její pohlaví a pracovní pozice pro účely oslovení),
- kontaktní údaje (e-mailová adresa, sídlo podnikání).
V. ÚČEL A DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vaše osobní údaje naše společnost zpracovává ve svém sídle jednotlivými pověřenými zaměstnanci pouze v rozsahu nezbytném pro níže uvedený účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu.
ZPRACOVÁNÍ JE NEZBYTNÉ PRO SPLNĚNÍ SMLOUVY
Naše společnost zpracovává osobní údaje z titulu splnění smlouvy a to zejména za účelem platného uzavření a plnění uzavřené smlouvy, které předchází Vaše objednávka zboží nebo služeb, prostřednictvím webové stránky, mobilní aplikace či telefonu a dále za účelem provedení fakturace, řešení případné reklamace a další komunikace. V souvislosti s tím poskytujeme zákaznický servis pro odstranění případných problémů při plnění kupní smlouvy.
Pro tyto účely zpracováváme s výjimkou geolokačních údajů ostatní osobní údaje, které uvádíme v čl. IV. těchto informací. Naše společnost zpracovává a uchovává Vaše osobní údaje po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z uzavřené smlouvy a dále po ukončení smluvního vztahu po dobu nezbytnou pro vypořádání veškerých závazků plynoucích či souvisejících se smlouvou.
ZPRACOVÁNÍ JE NEZBYTNÉ PRO SPLNĚNÍ PRÁVNÍ POVINNOSTI
Dále naše společnost zpracovává v omezeném rozsahu identifikační údaje, kontaktní údaje a elektronické kontaktní údaje z důvodu splnění právní povinnosti vyplývající zejména z předpisů upravujících vedení účetnictví a placení daní a z dalších právních předpisů České republiky a právních předpisů Evropské unie.
Tyto osobní údaje zpracováváme v rozsahu a po dobu nezbytně nutnou, po kterou je naše společnost povinna osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů, zpravidla po dobu 10 let od realizace smluvního vztahu.
ZPRACOVÁNÍ JE NEZBYTNÉ PRO ÚČELY OPRÁVNĚNÝCH ZÁJMŮ
Z důvodu ochrany oprávněných zájmů zpracováváme o našich zákaznících jen v omezeném rozsahu identifikační údaje, údaje o kontaktní osobě a kontaktní údaje za účelem zasílání obchodních sdělení a newsletterů či za účelem propagačních akcí a prezentací výrobků nebo pro účely vyřízení dotazů, podnětů a poskytnutí informací o námi nabízených produktech a službách.
Doba zpracování odpovídá době trvání smluvní vztahu mezi naší společností a našimi zákazníky nebo době, kdy vznesou proti tomuto zpracování osobních údajů námitku, čímž jsme povinni přestat dané osobní údaje pro tento účel zpracovávat.
Stejně tak spatřuje naše společnost oprávněný zájem zpracovávat v omezeném rozsahu osobní údaje pro evidenci smluvního vztahu a pro případné vymáhání vzniklých pohledávek a vedení ostatních zákaznických sporů.
Tyto osobní údaje uchováváme nejdéle po dobu běhu promlčecích lhůt. V případě zahájení soudního, rozhodčího, exekučního nebo jiného obdobného řízení Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu tohoto řízení a následně po dobu běhu lhůt pro podání mimořádných opravných prostředků a případně po dobu řízení o tomto mimořádném opravném prostředku, bylo-li zahájeno.
V neposlední řadě z důvodu ochrany oprávněných zájmů zpracováváme Vaše osobní údaje pro sledování kvality služeb a spokojenosti zákazníků a optimalizaci poskytovaných služeb a produktů.
V tomto případě jsou výsledkem těchto činností obvykle anonymizované výstupy.
ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ S VAŠÍM SOUHLASEM
S Vaším souhlasem můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje za jiným než výše uvedeným účelem. Poskytnutí tohoto souhlasu je dobrovolné.
Osobní údaje zpracovávané na základě Vámi uděleného souhlasu zpracováváme po dobu platnosti tohoto souhlasu, který můžete kdykoli odvolat.
ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V SOUVISLOSTI S KOUPÍ ZBOŽÍ V E-SHOPU
Naše společnost zpracovává shora uvedené osobní údaje o svých zákaznících nakupujících zboží v e- shopu z titulu splnění smlouvy za účelem realizace uzavřené kupní smlouvy, dodání objednaného zboží a provozuje pro ně zákaznický servis sloužící k odstranění případných problémů při plnění kupní smlouvy.
Každý zákazník se může rozhodnout, zda svůj nákup v e-shopu uskuteční bez registrace formou jednorázového nákupu nebo využije pro opakované nákupy jednodušší a rychlejší možnost nákupu prostřednictvím zřízeného zákaznického účtu, jehož přístup je chráněn heslem. V rámci zákaznického účtu získáváte přímý přístup ke svým poskytnutým identifikačním, kontaktním a elektronickým osobním údajům, k nastavení účtu, historii objednávek a možnosti sledování stavu objednávek. Osobní údaje poskytnuté v souvislosti se zřízením zákaznického účtu bude naše společnost zpracovávat po dobu existence Vašeho účtu, který můžete kdykoli zrušit.
Dále naše společnost zpracovává a uchovává Vaše osobní údaje po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z uzavřené smlouvy a dále po ukončení smluvního vztahu po dobu nezbytnou pro vypořádání veškerých závazků plynoucích či souvisejících se smlouvou.
VI. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Naše společnost získává osobní údaje od Vás, našich zákazníků, a to zejména na základě Vašich žádostí, dotazů v rámci jednání o uzavření smlouvy, při telefonické komunikaci, při komunikaci prostřednictvím e-mailu nebo při písemné komunikaci či při osobním jednání.
Dále zpracováváme osobní údaje získané z dostupných veřejných zdrojů jako je insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík a živnostenský rejstřík, sociální sítě, internet a z vlastní činnosti na základě vlastního zpracování osobních údajů získaných z jiných výše uvedených zdrojů a z jejich následné analýzy.
VII. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Naše společnost zpřístupňuje Vaše osobní údaje třetím osobám pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování, a to jedná-li se o splnění smlouvy, splnění právní povinnosti, je-li to nezbytné pro účely oprávněných zájmů, nebo na základě předem Vámi vysloveného souhlasu.
Našimi příjemci osobních údajů jsou:
- další zpracovatelé z důvodu výkonu interních procesů a postupů, tj. poskytovatelé serverové, webové, cloudové nebo IT služby,
- externí účetní společnost,
- externí advokátní kancelář,
- přepravci nebo dopravní společnosti za účelem dodání objednaných produktů nebo služeb nebo v souvislosti s řešením reklamací, včetně odstoupení od smlouvy.
V zákonem stanovených případech vzniká naší společnosti povinnost některé osobní údaje předat orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.
Zpracovávané osobní údaje bez Vašeho předchozího písemného souhlasu nepředáváme do třetí země nebo mezinárodní organizace.
VIII. PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ
Vy, jako nositelé osobních údajů, můžete využít následujících práv:
PRÁVO NA PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM
Vaše aktivní právo opravňující Vás získat si od nás jako správce informaci (potvrzení) zda jsou či nejsou Vaše osobní údaje zpracovávány a pokud jsou zpracovány, máte právo tyto osobní údaje získat a zároveň máte právo získat informace o jejich zpracování. Naše společnost Vám v souvislosti s Vaší žádostí poskytne kopii o zpracovávaných osobních údajů. Za opakované, nepřiměřené a nedůvodné žádosti a další kopie zpracovávaných osobních údajů můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.
PRÁVO NA OPRAVU A DOPLNĚNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
V souladu se zásadou přesnosti naše společnost má zájem na zpracovávání pouze přesných a aktualizovaných osobních údajů. Domníváte-li se, že o Vás zpracováváme nepřesné či neúplné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu a doplnění, které z naší strany budou provedeny bez zbytečného odkladu po obdržení Vašeho podnětu k opravě nebo doplnění osobních údajů.
PRÁVO NA VÝMAZ
Toto právo na výmaz neboli právo být zapomenut Vám dává oprávnění požadovat, aby osobní údaje, které o Vás naše společnost zpracovává, byly vymazány za podmínky, že:
- osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,
- odvoláte souhlas, na základě kterého zpracováváme osobní údaje, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování,
- vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování ze strany naší společnosti,
- osobní údaje byly zpracovány protiprávně,
- osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti.
Upozorňujeme, že výše uvedené podmínky se neuplatní, pokud je zpracování Vašich osobních údajů nezbytné:
- pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,
- pro výkon práva na svobodu projevu a informace,
- pro splnění právní povinnosti vyžadující zpracování podle práva Evropské unie nebo České republiky, které se na naši společnost vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je naše společnost pověřena,
- z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví,
- pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by právo na výmaz znemožnilo nebo vážně ohrozilo splnění cílů uvedeného zpracování.
PRÁVO NA OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Požádáte-li o omezení zpracování osobních údajů o Vaší osobě po dobu, dokud se nevyřeší sporné otázky týkající se zpracování osobních údajů, naše společnost sporné osobní údaje znepřístupní nebo dočasně odstraní.
PRÁVO NA PŘENOSITELNOST OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Můžete požadovat, aby osobní údaje výlučně týkající se Vaší osoby poskytnuté naší společnosti na základě smlouvy nebo souhlasu, byly ve strukturovaném běžně používaném a strojově čitelném formátu předány jinému správci za předpokladu, že výkonem Vašeho práva na přenositelnost nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
PRÁVO VZNÉST NÁMITKU PROTI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávaný pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů naší společnosti, můžete vnést námitku, čímž způsobíte, že nebudeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat, neprokážeme-li závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo, je-li to důležité pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků naší společnosti.
IX. DALŠÍ UJEDNÁNÍ
Dojde-li z Vaší strany k uplatnění některého z výše uvedených práv a to buď písemnou formou dopisem adresovaným naší společnosti, anebo elektronickou formou na e-mailovou shora uvedenou adresu, budeme Vás bez zbytečného odkladu nejpozději do 1 měsíce informovat o způsobu vyřízení Vaší žádosti.
Domníváte-li se, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného příslušeného dozorového úřadu členského státu Evropské unie, který je pověřen dozorem nad dodržováním povinností stanovených právem Evropské unie.
Získané osobní údaje nejsou zpracovány k automatizovanému rozhodování ani k profilování, které by vůči Vám mělo právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotklo.
Tyto informace o zpracování osobních údajů nabývají účinnosti dne 25. května 2018.